PRIVACY STATEMENT

Dit is de privacyverklaring van Van Kaam BV (hierna “Van Kaam” of “wij”). Van Kaam is gevestigd in Zaandam aan De Rechte Tocht 11. Het Kamer van Koophandelnummer van Van Kaam is: 64757390. Van Kaam is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Van Kaam heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (“FG”). De FG houdt intern toezicht op de gegevensverwerking van Van Kaam. Indien je klachten of vragen hebt die niet door de klantenservice kunnen worden behandeld kun je contact met de FG opnemen. Dit kan per post aan Van Kaam t.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming, Rechte Tocht 11, 1507 BZ Zaandam, of per e-mail via privacy@vankaam.eu.

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe we jouw privacy waarborgen en welke rechten je hebt. Als je wilt weten welke cookies wij gebruiken, dan kun je dat lezen in onze Cookie Verklaring.

Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van klanten, bezoekers van onze website, leveranciers, sollicitanten en alle overige relaties van Van Kaam. 

Wat is het algemene privacybeleid van Van Kaam?

  • Van Kaam respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website, van haar (potentiële) klanten en relaties. 

  • Van Kaam stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.

  • Van Kaam deelt jouw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting. 

  • Van Kaam is voortdurend op zoek naar manieren om haar dienstverlening te verbeteren en deze zoveel mogelijk af te stemmen op jouw persoonlijke wensen en behoeften. Daarbij houdt Van Kaam altijd rekening met jouw privacy en houdt zich aan de eisen van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

Wanneer verzamelen wij jouw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?

Van Kaam verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je:

  • Gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;

  • Je gegevens invult of achterlaat in een van haar vestigingen of via andere gangbare kanalen, zoals e-mail, de website of per telefoon;

  • De website van Van Kaam bezoekt;

  • Een zakelijke relatie met Van Kaam hebt;

  • Solliciteert bij Van Kaam.

De meeste gegevens die we van jou verzamelen lever je zelf aan. Om welke gegevens dat gaat is afhankelijk van de specifieke dienstverlening. In bepaalde gevallen kunnen we de gegevens uit onze database halen, zodat jij niet steeds opnieuw je gegevens hoeft aan te leveren.

Tot slot verzamelen we ook jouw persoonsgegevens via de cookies die wij (laten) plaatsen. Dit laatste al dan niet na acceptatie. 

Voor welke doelen verzamelen we jouw persoonsgegevens?

Van Kaam verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  1. Communicatie. We gebruiken je contactgegevens om contact met je op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de afwikkeling van garantie of verhuur van producten. Verder om je te informeren over onze dienstverlening en om je op de hoogte te stellen van acties en aanbiedingen. Daarnaast gebruiken we je telefoonnummer, als je daar toestemming voor hebt gegeven, om je persoonlijk te informeren over voor jou relevante aanbiedingen of om je op te nemen in voor jou relevante WhatsApp-groepen.

  2. Acquisitie. Om Van Kaam onder de aandacht te brengen bij potentiële klanten. 

  3. Uitvoeren contract. Als je klant of leverancier bent van Van Kaam dan verwerken wij jouw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.

  4. Kredietwaardigheidscheck. In bepaalde gevallen toetsen wij de kredietwaardigheid van onze klanten, leveranciers of andere relaties. Dit laten wij doen door een extern bureau. Meestal worden alleen bedrijfsgegevens verwerkt in dit proces, maar het kan zijn dat er ook persoonsgegevens worden verwerkt. 

  5. Sollicitatieprocedure. Zowel naar aanleiding van open sollicitaties als naar aanleiding van een vacature.

  6. Wet- en regelgeving. We verwerken jouw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.

  7. Beveiliging. Om te waken over onze eigendommen en om de veiligheid van ons personeel en onze klanten te waarborgen zijn de vestigingen van Van Kaam en de parkeerterreinen voorzien van camera’s.

  8. Gebruikerservaring website. Om te beoordelen of de website van Van Kaam een optimale gebruikerservaring biedt.

  9. Marketing analyse en onderzoek. We gebruiken je contactgegevens om je uit te nodigen mee te doen aan onderzoeken, enquêtes en klantenpanels. Daarnaast gebruiken we aankoopgegevens voor het maken van analyses. Ook gebruiken we je gegevens voor algemeen marktonderzoek.

  10. Gepersonaliseerde aanbiedingen. We gebruiken jouw aankoopgegevens om aanbiedingen te doen die zijn afgestemd op jouw voorkeuren en interesses.

  11. Direct marketing/adverteren. Om jou op andere websites advertenties te laten zien die aansluiten op jouw voorkeuren. 

Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?

Wij verwerken jouw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, jij daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Als je Van Kaam toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen jouw persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop je deze hebt verstrekt.

Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt Van Kaam? 

Van Kaam verwerkt jouw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder tref je een overzicht aan van de belangrijkste processen. 

1. Klantenservice / Contactformulier

Bij de klantenservice van Van Kaam kun je terecht voor al je vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van Van Kaam en je aankopen. 

Vaak zal de klantenservice je vragen bepaalde gegevens te vertrekken of om je klantnummer vragen zodat zij je goed van dienst kunnen zijn. Soms zal het nodig zijn om jouw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld een leverancier in geval van garantie. 

De informatie die bij de klantenservice binnenkomt, kan gebruikt worden voor onderzoeksdoeleinden om onze diensten verder te kunnen verbeteren.

Op de website van Van Kaam kun je contact opnemen met Van Kaam via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer je een vraag of een klacht hebt. Deze komt binnen bij onze klantenservice en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we je vragen in te vullen, hebben we nodig om met jou te kunnen communiceren en je zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn. Jouw ingevulde gegevens worden versleuteld verzonden. Deze gegevens worden niet voor een ander doel gebruikt dan afhandeling van jouw vraag of klacht.

2. Folders / nieuwsbrieven

We informeren je graag over onze aanbiedingen, producten en diensten. Hiervoor gebruiken we je contactgegevens die je aan ons hebt gegeven. Indien je daarvoor toestemming hebt gegeven, gebruiken we jouw e-mailadres om jou de folder / nieuwsbrief digitaal te versturen. Mocht je geen e-mails van Van Kaam meer willen ontvangen dan kun je je via de eerst volgende e-mail die je ontvangt afmelden, via de link “afmelden alle nieuwsbrieven”.

Om onze dienstverlening te verbeteren voeren wij statistische analyses uit op onze verstuurde digitale folders. We houden dan bijvoorbeeld bij welke versie van de folder / nieuwsbrief er verstuurd is, of de folder geopend is, waar precies op geklikt is en of het versturen van een folder heeft bijgedragen aan het bedrijfsresultaat. Lees hierover meer in de Cookie Verklaring.

3. Acquisitie

Van Kaam kan jou per telefoon rechtstreeks benaderen om klant bij haar te worden. Van Kaam maakt ook gebruik van andere communicatiekanalen. We houden daarbij rekening met de relevante (spam)wetgeving. Aanmelden als nieuwe klant kan in onze vestiging of via de website. 

4. Aanvragen en klant worden

Om aankopen bij Van Kaam te kunnen doen heb je een klantnummer nodig. Deze kun je aanvragen in de vestiging van Van Kaam of via de website. Om klant te worden hebben wij de volgende gegevens van je nodig: 

  • Het KvK-nummer van jouw onderneming;

  • (Bedrijfs)Naam; 

  • De adresgegevens van jouw onderneming; 

  • Telefoonnummer(s);

  • E-mailadres; 

  • Het vestigingsadres; 

  • Het (digitale) factuuradres; en

  • Een IBAN nummer

Overige gegevens zijn optioneel en verstrek je vrijwillig. Ze zijn niet nodig om klant van Van Kaam te kunnen worden. Het niet verstrekken van optionele informatie kan wel tot gevolg hebben dat je bepaalde diensten die Van Kaam aanbiedt mogelijk niet kunt gebruiken. 

Wij registreren van elke klant alle aankopen die je bij ons doet. Dit houdt in dat we bijhouden welke producten je koopt, de aantallen, op welk moment (datum/tijd), de aankoopbedragen, de verkregen kortingen en de wijze van betalen (“aankoopgegevens”). 

Wij gebruiken jouw aankoopgegevens voor het maken van de aankoopfactuur en/of om je bestellingen te leveren. Daarnaast gebruiken we jouw aankoopgegevens voor het doen van gepersonaliseerde aanbiedingen, zie hieronder.

5. Gepersonaliseerde aanbiedingen / gericht adverteren

Aankoopgegevens gebruiken wij ook om inzicht te krijgen in de wensen en behoeften van onze klanten en als input voor onze aanbiedingen, acties en overige marketingactiviteiten.

We gebruiken jouw aankoopgegevens ook voor gepersonaliseerde aanbiedingen en om speciaal voor jou geselecteerde producten onder je aandacht te brengen. We houden jouw aankoopgedrag bij in onze klantendatabase en kunnen jou aan de hand daarvan gerichte aanbiedingen doen of gerichte mails sturen.

Mits je daarvoor toestemming hebt gegeven, kun je van Van Kaam ook online gerichte aanbiedingen ontvangen of advertenties te zien krijgen die op jouw voorkeuren zijn afgestemd. Van Kaam plaatst hiervoor cookies. Door middel van deze cookies en pixels verzamelen wij en/of de derde partijen de volgende gegevens:

  • (een deel van jouw) IP-adres;

  • Technische kenmerken zoals de browser die je gebruikt en de resolutie van jouw computerscherm;

  • Vanaf welke pagina je op onze website bent gekomen;

  • Wanneer en hoe lang je onze website gebruikt/bezoekt;

  • Of je gebruikt maakt van de functionaliteit van onze website; 

  • Welke pagina’s je bezoekt binnen onze website;

  • Jouw surfgedrag buiten onze website om.

6.  Van Kaam App (in ontwikkeling)

Als Van Kaam klant kun je gebruik maken van de Van Kaam App. Deze kun je downloaden als je een Van Kaam account hebt. De applicatie maakt gebruik van jouw gegevens. Met deze applicatie kun je toegang krijgen tot de vestiging, contact met Van Kaam opnemen en voorraad inzien.

7. Gratis wifi

Wij bieden bezoekers van onze vestigingen gratis wifi aan. Dit verloopt via KPN. Door gebruik te maken van ons wifinetwerk, ga je akkoord met de voorwaarden van KPN en met de manier waarop zij jouw persoonsgegevens verwerken. 

8. Product Recall

Het kan voorkomen dat er onverhoopt iets mis is met een product dat je bij ons hebt gekocht. Wij gebruiken jouw aankoopgegevens en klantgegevens om te zien of en wanneer je het betreffende product bij ons hebt aangekocht en om vervolgens contact met je op te nemen. In uitzonderlijke situaties, wanneer jouw gezondheid, welzijn of veiligheid in gevaar zijn en je zo snel mogelijk hiervan op de hoogte moet worden gesteld, kunnen we besluiten je gegevens te delen met de leverancier of andere derden om de noodzakelijke acties te kunnen ondernemen. In dat geval zullen we altijd met deze derden overeen komen dat zij jouw gegevens alleen mogen gebruiken voor de recall actie en daarna moeten verwijderen.

9. Cameratoezicht (in ontwikkeling)

Wij beveiligen ter bescherming van onze werknemers, klanten en eigendommen ons pand met camera’s. Deze camera's zijn duidelijk zichtbaar geplaatst en bij betreding van het pand word je op de aanwezigheid van cameratoezicht geattendeerd.

10. Anonieme en statistische klantonderzoeken

Wij hechten veel waarde aan jouw mening als klant. Daarom nodigen wij onze klanten regelmatig uit om mee te doen aan (markt)onderzoek. Afhankelijk van het onderzoek, ontvang je een vragenlijst per e-mail. De resultaten van dergelijke onderzoeken zijn anoniem. De gegevens gebruiken we uitsluitend om onze service te verbeteren. 

11. Persoonlijk klantonderzoek (NPS)

Naast algemene onderzoeken, vragen wij onze klanten ook deel te nemen aan een meer persoonlijk klantonderzoek, NPS. Deelname hieraan is vrijwillig. Als je deelneemt, verwerken we de volgende gegevens:

  • Naam;

  • Bedrijfsnaam;

  • Positie in het bedrijf, 

  • Geslacht;

  • De door jou gekozen taal;

  • Contactgegevens (e-mailadres/telefoonnummer/postadres)

  • De door jou gegeven antwoorden.

Alle antwoorden en feedback die je geeft, zijn te herleiden naar jou als persoon. Je kunt zelf een (aanvullend) telefoonnummer achterlaten waarop we je kunnen bereiken voor toelichting op jouw feedback. De gegevens die wij via NPS over je verzamelen, gebruiken we alleen om onze diensten te verbeteren.

12. Inkoop / leveranciers

Van Kaam verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die Van Kaam van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is. 

13. Sollicitaties

Als je bij Van Kaam solliciteert, dan worden de door jou verstrekte gegevens verwerkt. Dit zijn onder andere:

  • Naam en adresgegevens; 

  • E-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;

  • Geboortegegevens/leeftijd;

  • Geslacht;

  • Curriculum Vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring

  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of assessments die je zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;

  • Gegevens over beschikbaarheid;

  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de

  • Beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en

  • Getuigschriften, nationaliteit en werkvergunning;

  • Overige gegevens die jij ons hebt verstrekt. 

Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de ontvangers van deze informatie, onze recruiters en de personen die bij de selectieprocedure en gesprekken betrokken zijn. Van Kaam gebruikt deze gegevens uitsluitend voor en gedurende het sollicitatieproces. 

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens? 

Van Kaam bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in? 

Soort gegevens                 Bewaartermijn en reden

Klantgegevens                    Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang je klant bent van Van Kaam. Als je de                                                         klantrelatie beëindigt, bewaart Van Kaam maximaal een jaar jouw gegevens met uitzondering van                                          die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.

 

Leverancier gegevens          Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zaken doen of zolang jij onze contactpersoon                                          bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.

 

Gegevens van sollicitanten   Jouw gegevens als sollicitant worden maximaal een maand na afronding van een                                                                  sollicitatieprocedure bewaard, tenzij je toestemming hebt gegeven dat wij deze langer mogen                                                bewaren. Dan worden jouw gegevens uiterlijk na 1 jaar verwijderd.

 

Camerabeelden                   Onze camerabeelden worden maximaal 28 dagen bewaard, tenzij er een gegronde reden is om de                                          beelden langer te bewaren (bijvoorbeeld een politieonderzoek). Dan worden de beelden bewaard                                            zolang als noodzakelijk. 

 

Delen we jouw gegevens? 

Van Kaam is onderdeel van Van Kaam Group BV die internationaal opereert. Alle gegevens die wij verwerken, worden opgeslagen in de datacentra van onze IT service providers. Klantgegevens zijn niet toegankelijk voor Van Kaam Group organisaties in andere landen, behalve voor het hoofdkantoor in Nederland. 

Behalve met bedrijven die onderdeel zijn van Van Kaam Group BV, kunnen wij jouw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden zoals drukkerijen, e-mail- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of ten behoeve van direct marketingdoeleinden. 

Wanneer wij jouw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om jouw persoonsgegevens goed te beschermen. Als wij derde partijen inschakelen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) nemen we daar waar nodig extra maatregelen.

Van Kaam verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt Van Kaam jouw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens? 

Wij beveiligen jouw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:

  • We beveiligen onze website met een TLS-certificaat. Hiermee wordt vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld die wordt verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;

  • Onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;

  • Toegang tot elektronische systemen is beveiligd met een wachtwoord en als extern toegang wordt gegeven maken we gebruik van two-factor authentication; 

  • Alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens;

  • Het delen van persoonsgegevens met derden doen we via een beveiligde verbinding; en,

  • We sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken waardoor jouw privacy wordt gewaarborgd.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens? 

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Van Kaam. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens, verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@vankaam.eu

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan jouw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op. 

Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat als het privacybeleid van Van Kaam wijzigt? 

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring vind je altijd op onze website.

 

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.